Aufgaben der Gaue und Ortsgruppen
- Allgemeine Beschreibung:
- hierin sind allgemein Aufgaben und Tätigkeiten der Gau- und Ortsgruppen-Vorsitzenden, des erweiterten Vorstandes und der Mitglieder des Gau-Ausschusses, für die bei der Vereinsarbeit anfallenden Tätigkeiten, die durch den Hauptverein des SAV beschrieben (pdf-Datei)
- Spezifische Aufgaben:
- Der 1. Gau-Vorsitzende hat u.a. die Aufgabe, ein aktualisiertes Gau-Mitarbeiterverzeichnis an den Hauptverein und an die Ortsgruppenvorsitzenden zu melden und die aktuellen Ansprechpartner zu nennen. – Siehe Bereich Mitgliederverwaltung | Schwäbischer Albverein – Service / Intern -„Formulare für Gaue und Ortsgruppen“
- Zur weiteren Aufgabe des 1. Gau-Vorsitzenden gehört informiert zu sein, wer die Funktionsträger in den Ortsgruppen sind, mit zeitnaher Information bei Veränderungen. Dies geschieht über ein aktualisiertes Ortsgruppen-Mitarbeiterverzeichnis, das der Ortsgruppenvorsitzende jeweils bei Veränderungen innerhalb der Funktionsträger einer Ortsgruppe geändert mit neuen Kontaktdaten an den Gau-Vorsitzenden und an die Mitgliederverwaltung des Hauptverein schickt. Dies ist in sofern wichtig, dass die Kontaktdaten -Durchgängigkeit gewährleistet und der Informationsfluss sicher gestellt ist. Auf diese Kontaktdaten greifen jeweils die Fachwarte zurück, um ihre Fachmitarbeiter in den Ortsgruppen zu erreichen. Unstimmige Kontaktdaten führen zu Verwirrungen und sorgen für Mehraufwand. – Wir appellieren dringend an die Ortsgruppenvorsitzenden, jeweils bei Veränderungen über das Mitarbeiterverzeichnis rechtzeitig Meldung an Hauptverein und Gau-Vorsitzenden zu machen.- Siehe Service / Intern – Bereich Mitgliederverwaltung | Schwäbischer Albverein – Service / Intern– „Formulare für Gaue und Ortsgruppen“ abrufbar über den Link zur Hauptvereins-Internetseite
- Vorgeschlagene Sonderehrungen Ortsgruppen-Mitarbeiter sind von den Ortsgruppe -Vorsitzenden beim Gau-Vorsitzenden zur Prüfung einzureichen, der diese nach Prüfung wiederum beim Hauptverein einreicht. Sonderehrungen werden von einem Mitarbeiter des Gaues in Abstimmung mit der Ortsgruppe bei einer Jahreshauptversammlung der Ortsgruppe überreicht.
- Ehrungen der Gau-Mitarbeiter und mögliche Sonder-Ehrungen für Ortsgruppen-Vorsitzende sind von Gau-Vorsitzenden vorzuschlagen, mit dem Hauptverein abzustimmen und in Form von Ehrungsanträgen dort einzureichen.
- Eine äußert wichtige Aufgabe des Gau-Vorstandes ist, über die Situation in den einzelnen Ortsgruppen Bescheid zu wissen, um rechtzeitig Unterstützung geben anbieten zu können, bevor die Ortsgruppe evtl. in eine Notsituation kommt. Dies geschieht durch enges Kontakthalten per Telefon und/oder E-Mail, aber auch durch persönliche Kontakte.
- Persönliche Kontakte können Besuche bei Festlichkeiten sein, aber hauptsächlich aber auch durch Teilnahme bei den Jahreshauptversammlungen der Ortsgruppen. Dazu sollen die Ortsgruppen:
- frühzeitig, Anfang eines Kalenderjahres, ihren Termin für die Jahreshauptversammlung beim Gau-Vorsitzenden anmelden
- frühzeitig Sonder- Ehrungsanträge über den Gau-Vorsitzenden einreichen
- ca. 4 Wochen vor dem Termin einladen per E-Mail oder über die Website
- Der Gau-Vorstand entscheidet ob ein Mitarbeiter hinzu kommt
- Nach der Jahreshauptversammlung wird darum gebeten, dass dem Gau-Vorsitzenden das Protokoll der Veranstaltung beigestellt wird. – Aus dem Protokoll erhält der Gau-Vorsitzende Informationen über die Lage in der Ortsgruppe
- Im Anschluss an das zur Verfügung-Stellen des Protokolls kann ein telefonischer Austausch stattfinden.
- Verfügbare Protokoll aus Jahreshauptversammlungen (JHV) 2021: